TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TIẾN HÀNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

–          Họp Hội đồng cổ đông thường niên:

+        Thời gian: 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Hội đồng quản trị (“HĐQT”) quyết định gia hạn trong trường hợp cần thiết nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính;

+        Địa điểm: Là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

+        Nội dung:

·         Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

·         Báo cáo tài chính hằng năm;

·         Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;

·         Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

·         Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

·         Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

·         Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

–          Họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:

+        Thời gian: Trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị thực hiện triệu tập họp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp sau:

·         Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;

·         Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;

·         Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty trong các trường hợp sau: (i) Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao; (ii) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty;

·         Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;

·         Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

+        Địa điểm: Là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

+        Nội dung: các nội dung thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông do người triệu tập họp kiến nghị;

(Điều 140 LDN)

–          Đại hội đồng cổ đông bất thường:

(i)    Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 140 LDN (Trường hợp Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật) hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều 140 LDN (yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc yêu cầu của Ban kiểm soát);

(ii)   Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại mục (i) thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.

(iii)   Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại mục (ii) này thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật DN có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.

 (Khoản 1, 2 Điều 141 LDN).

–          Thời gian lập: không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời hợp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn;

–          Nội dung danh sách: có đủ họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông;

(Khoản 3 Điều 141 LDN).

–          Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông;

+        Người chịu trách nhiệm thực hiện: Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông;

+        Kiến nghị nội dung chương trình họp: Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất là 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác. Trường hợp người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông từ chối kiến nghị này thì chậm nhất là 02 ngày làm việc trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

+        Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông chỉ được từ chối kiến nghị nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

·         Kiến nghị được gửi đến không đúng quy định tại khoản 2 Điều này (không đúng thời hạn ít hơn 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc);

·         Vấn đề kiến nghị không thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông;

·         Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

+        Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chấp nhận và đưa kiến nghị vào dự kiến chương trình và nội dung cuộc họp (trừ các trường hợp bị từ chối).

+        Kiến nghị được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.

–          Dự thảo nghị quyết đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

(Điều 143 LDN 2020)

–          Nội dung thông báo:

+        Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

+        Kèm các tài liệu: chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp, dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp; Phiếu biểu quyết

–          Phương thức: tùy chọn đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty, trường hợp xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định Điều lệ; Riêng tài liệu kèm theo thông báo mời họp có thể đăng tải trên Website công ty và ghi rõ nơi cách thức tải rài liệu.

(Theo thực tế triển khai)

–          Lập dự toán chi phí Đại hội;

–          Lập danh sách thiết bị phục vụ đại hội; Chuẩn bị hội trường, băng rôn, hoa, âm thanh, máy chiếu, thuê xe đưa đón, đồng phục, quay phim, chụp hình…;

–          In ấn các tài liệu phục vụ cho Đại hội;

–          Chuẩn bị kịch bản đại hội;

–          Các công tác đại hội như thành lập, phân nhiệm các tổ đón khách, tiếp khách, an ninh trật tự; kiểm tra tư cách cổ đông; tổ kiểm phiếu, tổ bầu cử; ….

–          …

–          Đối với trường hợp là tổ chức: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền;

–          Sau khi kiểm tra tư cách hợp lệ của cổ đông dự họp, Ban kiểm tra tư cách cổ đông cung cấp cho cổ đông thẻ Biển quyết, thẻ bầu cử và các tài liệu khác;

–          Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc vẫn được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những nội dung đã được biểu quyết trước đó không thay đổi;

Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây (Khoản 3 Điều 144 LDN 2020):

–          Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

–          Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

–          Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

–          Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;

–          Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

(Điều 145 LDN)

–          Trường hợp cuộc họp lần thứ 1 không đủ điều kiện tiến hành thì thông báo mời họp lần thứ 2 phải gửi trong 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ 1.

–          Cuộc họp lần thứ 2 được tiến hành khi có sổ cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

–          Trường hợp cuộc họp lần thứ 2 không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ 3 phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ 2, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.

–          Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 3 được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

–          Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 142 của Luật này.

(Khoản 2 Điều 146 LDN)

+        Đối với Cuộc họp do HĐQT triệu tập: Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa hoặc Ủy quyền cho thành viên HĐQT khác làm chủ tọa.

Trường hợp chủ tịch HĐQT vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên HĐQT còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số

Trường hợp không bầu được chủ tọa thì Trưởng ban kiểm soát điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp;

+        Các trường hợp khác: người ký tên triệu tập họp ĐHĐCĐ điều hành để ĐHĐCĐ bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp

–          Thư ký: Chủ tọa cử một hoặc một số người làm thư ký

–          Ban kiểm phiếu: ĐHĐCĐ bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của Chủ tọa cuộc họp

(Khoản 3, 4, 7, 8 Điều 146 LDN)

–          Chủ tọa điều hành trật tự, đúng theo chương trình được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp;

–          Người triệu tập họp hoặc chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có quyền sau đây:

+        Yêu cầu tất cả người dự họp chịu sự kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý khác;

+        Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền duy trì trật tự cuộc họp; trục xuất những người không tuân thủ quyền điều hành của chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường của cuộc họp hoặc không tuân thủ các yêu cầu về kiểm tra an ninh ra khỏi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông;

–          Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc và chỉ được hoãn cuộc họp trong trường hợp sau đây:

+        Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;

+        Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;

–          Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp;

(Điều 147 LDN)

–          Hình thức thông qua nghị quyết: biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản;

–          Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

+        Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;

+        Định hướng phát triển công ty;

+        Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;

+        Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;

+        Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;

+        Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

+        Tổ chức lại, giải thể công ty.

(Khoản 1, 2 Điều 148 LDN được sửa đổi bổ sung tại Khoản 5 Điều 7  Luật số 03/2022/QH15 về việc sửa đổi Luật Đầu tư công, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư, Luật Đầu tư, Luật Nhà ở, Luật Đấu thầu, Luật Điện lực, Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Thi hành án dân sự 2022)

+        Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;

+        Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;

+        Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;

+        Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;

+        Tổ chức lại, giải thể công ty;

+        Vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.

–          Các nghị quyết được thông qua khi được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 3, 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định

(Khoản 3 Điều 148 LDN)

–          Mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên.

–          Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty.

–          Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

(Khoản 6 Điều 148 LDN)

(Khoản 5 Điều 148 LDN)

(Điều 129 LDN)

–          Phiếu lấy ý kiến phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây (Khoản 3 Điều 149 LDN)

–           

+        Trường hợp gửi thư, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;

+        Trường hợp gửi fax hoặc thư điện tử, phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu;

+        Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết;

–          Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;

–          Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty;

–          Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

(Điều 151 LDN)

–          Thẩm quyền yêu cầu: cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty;

–          Cơ quan giải quyết: gửi yêu cầu đến Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nội dung nghị quyết Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

–          Các trường hợp Nghị quyết bị xem xét hủy bỏ:

+        Trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật này và Điều lệ công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 152 của LDN;

+        Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.

(Điều 152 LDN)

–          Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự, thủ tục triệu tập họp và thông qua nghị quyết đó vi phạm quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

–          Trường hợp có cổ đông, nhóm cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 151 của Luật này, nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi quyết định hủy bỏ nghị quyết đó của Tòa án, Trọng tài có hiệu lực, trừ trường hợp áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

(Điều 140 LDN)

(Khoản 2 Điều 140 LDN)

(Khoản 9 Điều 146 LDN)

(Khoản 9 Điều 146 LDN)

(Khoản 5 Điều 149 LDN)

(Khoản 3 Điều 150 LDN)

–          Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.

Tuy nhiên, Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự, thủ tục triệu tập họp và thông qua nghị quyết đó vi phạm quy định của Luật này và Điều lệ công ty. (Khoản 2 Điều 152 LDN)