- Định danh doanh nghiệp là gì?
Trong xu hướng chuyển đổi số quốc gia, định danh doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp tham gia các nền tảng số như:
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia,
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp,
- Hệ thống eTax,
- Hệ thống hóa đơn điện tử (eInvoice),
- Kê khai BHXH điện tử, hải quan điện tử, và các dịch vụ công khác.
Việc định danh giúp xác lập chủ thể pháp lý điện tử cho doanh nghiệp trên môi trường số, và thường được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử của người đại diện pháp luật hoặc thông qua chữ ký số cá nhân.
- Vấn đề đặt ra: Khi đại diện theo pháp luật là người nước ngoài
Trong thực tế, nhiều công ty tại Việt Nam – đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) – có người nước ngoài làm đại diện pháp luật duy nhất. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc định danh điện tử, bởi:
- Người nước ngoài không có Căn cước công dân/CMND Việt Nam, nên không thể tạo tài khoản định danh điện tử cá nhân mức độ cao trên các nền tảng số trong nước.
- Việc cấp chứng thư số cá nhân cho người nước ngoài cũng hạn chế nếu người đó chưa có đầy đủ hồ sơ pháp lý tại Việt Nam (như giấy phép lao động, mã số thuế cá nhân).
- Hệ thống của nhiều cơ quan (ví dụ: Thuế, BHXH, Công thương) yêu cầu đăng nhập định danh bằng chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản định danh gắn với mã định danh công dân Việt Nam.
Hệ quả là doanh nghiệp không thể:
- Gửi hồ sơ trên Cổng DVCQG,
- Kê khai hoặc tra cứu thông tin thuế,
- Cấp/đăng ký hóa đơn điện tử,
- Hoàn thiện thủ tục hành chính công trực tuyến.
- Giải pháp pháp lý và thực tiễn
Tùy điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương án sau:
🔹 Phương án 1: Ủy quyền cho người Việt Nam thực hiện định danh
Doanh nghiệp lập Giấy ủy quyền hợp pháp cho một cá nhân là công dân Việt Nam (có CCCD/CMND) để:
- Đại diện thực hiện định danh doanh nghiệp;
- Quản lý tài khoản định danh điện tử;
- Thực hiện các thủ tục số thay mặt doanh nghiệp.
Ưu điểm: Thủ tục nhanh, linh hoạt, không thay đổi đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Cần lập giấy ủy quyền song ngữ, có công chứng/chứng thực hợp lệ.
🔹 Phương án 2: Bổ sung người Việt Nam làm đồng đại diện pháp luật
Doanh nghiệp có thể làm thủ tục đăng ký bổ sung người đồng đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam.
Người này có thể:
- Sở hữu CCCD và mã số thuế cá nhân;
- Đứng tên định danh và đại diện cho doanh nghiệp trên nền tảng số.
Ưu điểm: Cơ bản, dài hạn, đồng bộ với dữ liệu của Sở KH&ĐT, Thuế và các cơ quan khác.
🔹 Phương án 3: Cấp chứng thư số cá nhân cho người nước ngoài
Nếu người nước ngoài có đầy đủ hồ sơ hợp lệ:
- Hộ chiếu còn hiệu lực;
- Giấy phép lao động;
- Mã số thuế cá nhân;
Thì doanh nghiệp có thể liên hệ các tổ chức cung cấp chữ ký số (VNPT, Viettel, FPT,…) để đăng ký chứng thư số cá nhân cho người nước ngoài.
Lưu ý: Phương án này yêu cầu hồ sơ pháp lý đầy đủ và đôi khi vẫn gặp giới hạn kỹ thuật từ một số hệ thống công.
- Kết luận
Định danh doanh nghiệp khi đại diện pháp luật là người nước ngoài là một bài toán không mới nhưng vẫn còn nhiều vướng mắc pháp lý và kỹ thuật. Việc lựa chọn giải pháp phù hợp cần cân nhắc giữa tính pháp lý, chi phí và sự tiện lợi trong thực tế vận hành.
- Dịch vụ hỗ trợ từ MLT Lawyers
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc:
- Lập giấy ủy quyền chuẩn pháp lý;
- Thực hiện thủ tục bổ sung người đại diện pháp luật;
- Đăng ký chữ ký số cá nhân cho người nước ngoài;
- Hoặc cần đại diện làm việc với cơ quan nhà nước về các thủ tục định danh;
MLT Lawyers sẵn sàng đồng hành và tư vấn chuyên sâu, hiệu quả, bảo đảm đúng pháp luật và đúng nhu cầu của từng doanh nghiệp.
📞 Liên hệ tư vấn: 0919211048
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: https://mlt-lawyers.com/